Każda firma, która rozwija prężnie swoją działalność, staje przed wyzwaniem, jakim jest zdefiniowanie na nowo swoich procesów biznesowych. Zdarza się, że początkujący przedsiębiorcy nie mają świadomości potrzeby odpowiedniego wdrożenia. Dlaczego warto o tym pomyśleć i jak wyglądała optymalizacja procesów biznesowych w agencji strategicznej?
Marketing a branża IT
Mogłoby się wydawać, że branża kreatywna i technologiczna nie mają ze sobą zbyt wiele wspólnego. Okazuje się jednak, że łączy je naprawdę kilka istotnych kwestii. Poza tym, że firmy z branży IT decydują się coraz częściej na korzystanie z oferty agencji strategicznych, można zauważyć również odwrotny proces. Jako Louder&Higher zdecydowaliśmy się na wdrożenie wykonane przez firmę partnerską Testspring, którym była optymalizacja procesów biznesowych. Zanim jednak do tego doszło, ktoś musiał nas uświadomić o takiej potrzebie. Widzieliśmy problem, ale nie potrafiliśmy go do końca zlokalizować. Jak do tego doszliśmy wspólnie z Testspring? Na czym polega optymalizacja procesów biznesowych w agencji strategicznej?
Potrzebujesz wsparcia w budowaniu strategii?
Jesteśmy tu dla Ciebie!
Zdefiniowanie problemu: nie wiem, w co włożyć ręce
Znacie to uczucie, kiedy nie wiecie, w co włożyć ręce? Pracy jest dużo. Projektów przybywa. Ty starasz się robić wszystko na raz. Efekt? Mnóstwo rozpoczętych zadań i projektów, ale żaden z nich nie jest zakończony. Być może ten przykład wydaje się skrajny, ale do takich sytuacji dochodzi najczęściej, kiedy brakuje konkretnego procesu w agencji strategicznej lub każdej innej firmie. Niezdefiniowane priorytety. Pracownicy, którzy nie wiedzą, co i jak powinni robić. Samonapędzająca się katastrofa. Klienci dostają swoje zamówienia w terminie. Są zadowoleni, ale co kryje się pod tą opinią? Smutny, zmęczony pracownik, a za tym wszystkim stoi brak lub niewłaściwy proces biznesowy.
Kiedy zorientowaliśmy się, że jest problem. Firma partnerska Testspring pomogła nam zdefiniować problem, a następnie zarekomendowała odpowiednie rozwiązania. Optymalizacja procesów biznesowych.
Czym jest optymalizacja procesów biznesowych?
Optymalizacja procesów biznesowych to pojęcie, za którym kryje się przede wszystkim przejrzystość, organizacja i szybka reakcja. Są to działania obejmujące:
- zdiagnozowanie problemów,
- określenie celów oraz
- wdrożenie rekomendowanych rozwiązań.
Optymalizacja procesów biznesowych polega przede wszystkim na optymalnym wykorzystaniu potencjału drzemiącego w zasobach, którymi dysponuje dana firma. Dzięki temu można zauważyć wzrost rentowności firmy oraz efektywności pracowników.
Proces biznesowy – czy naprawdę jest konieczny?
Proces biznesowy? Nie wiem. Nie mam. Taka odpowiedź pada zazwyczaj podczas próby zrozumienia, co kryje się u podstaw działania agencji strategicznej oraz innych przedsiębiorstw działających na polskim rynku. Trzeba jednak powiedzieć raz i dobrze, że każda firma realizuje procesy biznesowe. Rozpoczynają się one na etapie rozmów z potencjalnym klientem. Problem polega na niezidentyfikowanym procesie biznesowym i kolejnych jego etapów. Taka sytuacja miała miejsce w Louder&Higher. Dlatego zwróciliśmy się o pomoc do firmy Testspring, która przeprowadziła kompleksową optymalizację procesów biznesowych.
Sprawdź również inne artykuły, które pomogą Ci zaplanować odpowiednie działania:
- Jak planować budżet marketingowy? Szablon kalkulatora do pobrania
- Mam budżet marketingowy 100 000 zł rocznie. Co mogę zrobić?
- Strategia marketingowa – jak zrobić to dobrze?
- Strategia biznesowa – podstawowe elementy, o których musisz pamiętać
Optymalizacja procesów biznesowych – krok po kroku
Pierwszym etapem współpracy z firmą Testspring była analiza bieżącej sytuacji i diagnoza aktualnego procesu biznesowego. Okazało się, że brakuje mu odpowiedniego usystematyzowania. Nasze działania trafiły pod lupę specjalistów, którzy ocenili naszą skuteczność oraz efektywność realizacji celów biznesowych w stosunku do kosztów. Podstawą kolejnych etapów optymalizacji procesów oraz wdrożenia rekomendowanych rozwiązań była rozmowa. Krok po kroku określiliśmy sposób działania naszej agencji strategicznej, co pozwoliło na zdefiniowanie i analizę luk.
Na podstawie powyższych informacji można było przejść do planowania. Specjaliści ocenili sytuację i zaproponowali działania. Wspólnie określiliśmy model procesów. Następnie z pomocą specjalistów znaleźliśmy odpowiednie rozwiązanie, które pomoże nam w optymalizacji procesu biznesowego. Kolejnym krokiem było stworzenie harmonogramu wdrożenia.
Optymalizacja procesów biznesowych a wdrożenie rekomendacji
Optymalizacja procesów biznesowych nie kończy się na analizach. Ważnym elementem jest wdrożenie rekomendowanych rozwiązań. Specjaliści z Testspring zaproponowali nam wprowadzenie systemu do zarządzania projektami – IC Project. Jest to system, który ułatwia wiele realizację wielu kluczowych działań w agencji strategicznej oraz prowadzi do podniesienia efektywności. Wdrożenie programu IC Project nie przeszkodziło nam w realizacji codziennych zadań. Optymalizacja procesów biznesowych oraz wdrożenie odbywało się z udziałem naszego zespołu, ale nie miało wielkiego wpływu na plan pracy. Jak przebiegało wdrożenie IC Project?
- Po otrzymaniu dostępu do programu przyszedł czas na wprowadzenie wszystkich projektów oraz informacji o kontrahentach.
- Następnie wprowadziliśmy do systemu procesy zdefiniowane z pomocą specjalistów Testspring.
- Kolejny krok to samodzielne zapoznanie się z działaniem programu przez naszych pracowników oraz dodanie zadań.
- Następnie przeszliśmy całodniowe szkolenie z przedstawicielami IC Project, które pomogło nam odkryć dodatkowe możliwości i zrozumieć działanie programu.
- Po tym etapie mogliśmy przejść do właściwego korzystania z programu IC Project, licząc na wsparcie powdrożeniowe ze strony IC Project oraz Testspring.
Masz wątpliwości, czy posiadasz odpowiednie procesy? Skorzystaj z naszej oferty Wywiad strategiczny z celami biznesowymi
Co zyskaliśmy?
Jeżeli zastanawiacie się, czy optymalizacja procesów biznesowych oraz wdrożenie programu IC Project ma sens, poniższa lista korzyści rozwieje z pewnością Twoje wątpliwości.
- Testspring pomógł nam zdefiniować proces biznesowy oraz cele. Następnie zarekomendował odpowiednie rozwiązania. Jednym z nich był program IC Project.
- Dzięki temu mogliśmy podjąć świadome działania dążące do podniesienia efektywności oraz rentowności.
- IC Project to program, który pomaga przede wszystkim w zarządzaniu projektami i zespołem. Wiele firm boryka się aktualnie z koniecznością wdrożenia pracy zdalnej. Ten program pomaga kontrolować czas pracy oraz skuteczność pracowników.
- Dzięki IC Project osiągnęliśmy większą produktywność zespołu, a także usystematyzowaliśmy proces współpracy wewnątrz oraz pomiędzy działami.
- Agencje strategiczne korzystają często z pomocy specjalistów i usług zewnętrznych, a IC Project pozwala na kontrolowanie ich działań w ramach współpracy.
- Kontrolowanie budżetu projektów oraz czasu poświęconego na konkretne działania pozwala na weryfikację, czy wstępne założenia były słuszne, a także zapewnia dostęp do istotnych informacji podczas realizacji kolejnych kontraktów.
Potrzebujesz wsparcia w budowaniu strategii?
Jesteśmy tu dla Ciebie!
